Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan Dan Pengembangan

A.    Pengertian Pelatihan Dan Pengembangan

Dari berbagai macam pendapat para ahli diatas, dapat ditarik satu kesimpulan kalau pelatihan dan pengembangan bagi sumber daya manusia adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan kapasitas sumber daya manusia agar bisa menjadi sumber daya yang berkualitas baik dari segi pengetahuan, keterampilan bekerja, tingkat profesionalisme yang tinggi dalam bekerja agar bisa meningkatkan kemampuan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan yang baik.

B.     Jenis Program Pelatihan dan Pengembangan

Terdapat banyak pendekatan untuk pelatlian. Menurut (Simamora: 2006:278) ada lima jenis-jenis pelatihan yang dapat diselenggarakan :

1.      Pelatihan keahlian (skills training)

2.      Pelatihan ulang (retraining)

3.      Pelatihan lintas fungsional (cros fungtional training)

4.      Pelatihan tim

5.      Pelatihan kreatifitas (creativitas training)

C.   Orientasi Baru

Setelah merekrut pegawai baru, maka harus ada satu proses yang penting yaitu bagaimana memperkenalkan pegawai baru tersebut kepada lingkungan, peraturan dan tujuan perusahaan, sehingga membantu pegawai tersebut masuk ke dalam bagian sebagai pihak yang dapat memajukan perusahaan. Hal inilah yang dikenal dengan istilah Orientasi Pegawai Baru.

Hal ini bisa disebabkan kurangnya informasi dan pemahaman tentang peraturan dan bisnis perusahaan, akibatnya si pegawai baru tidak mencapai target yang diharapkan, atau bisa saja dia tidak betah akan situasi dan kondisi perusahaan yang tidak mendukung, akhirnya dia memilih keluar dari perusahaan.

Beberapa tahap orientasi yang penting dilakukan, antara lain :

1.      Perkenalan

2.      Penjelasan Tujuan Perusahaan

3.      Sosalisasi Kebijakan

4.      Jalur Komunikasi

5.      Proses Monitoring

D.    Pelatihan dan Tahap-Tahapnya

·         Penentuan kebutuhan pelatihan SDM

·         Mendesain program peltihan SDM

·         Evaluasi efektifitas program pelatihan SDM

E.     Pekatihan Formal dan Non-Formal

Kurikulum silabus disusun berdasarkan kebutuhan pelatihan yang sudah dikaji sebelumnya, sehingga materi pelatihan itu benar-benar berkaitan dan dapat meningkatkan kemampuan pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan.

1.    Metode pelatihan formal

a.    Belajar mandiri

b.    Metode belajar dikelas/ceramah

c.    Pelatihan ditempat kerja (on the job training)

d.   Unjuk kerja

e.    Simulasi

f.     Sistem magang

g.    Pelatihan vestibule

h.    Bermain peran

i.      Telaah kasus

j.      Pelatihan laboratorium

2.      Pelatihan Non Formal

Pelatihan nonformal adalah pelatihan yang diadakan untuk melengkapi pelatihan formal. Pelatihan formal tidak selalu dapat dilakukan, karna ia memerlukan biaya yang besar, waktu yang lama, dan tenaga kerja yang harus dibayar mahal dan sebagainya. Salah satu jenis pelatihan nonformal disebut Built In Training (BIT) atau pelatihan melekat merupakan pelatihan yang berkesinambungan dan melekat dengan tugas setiap atasan, untuk  meningkatkan kemampuan karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan standar uraian pekerjaan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

F.     Pelatihan Supervisor, Pengembangan Team dan Pengembangan Bagan Organisasi

Akibatnya tujuan dari pelatihan supervisi adalah untuk meningkatkan keterampilan-keterampilan pengawasan atau supervisi dan manajemen supaya membantu menejemen kepegawaian untuk melaksanakan pekerjaan melalui orang lain dan untuk membantu pegawai-pegawai dari manager dan supervisor agar bekerja lebih baik dan tangkas.

Ada dua jenis pelatihan, yaitu :

1.      Organization Development

Para manager dan supervisor tidak hanya bertanggung jawab pada pelatihan terhadap para pegawai secara perorangan untuk meningkatkan keteramplan kerja mereka, tetapi juga membantu meningkatkan kualitas hubungan kerja dari para pegawai.

Ciri-ciri organization development:

a.    Change Oriented.

b.    Action Orinted.

c.    Aimed At Employees.

2.      Sensitivity Training

Hubungan-hubungan kerja dalam kelompok kecil dan action research yang didasarkan pada pengumpulan data dan pengumpanya kembali kepada para peserta guna memampukan mereka untuk merubah perilakunya sendiri. Organisasi development memusatkan diri pada variable-variable proses yang terdiri dari manusiawi ketimbang dari hasil kerja itu sendiri.

G.    Arti dan Pentingnya Pengembangan Sumber Daya Manusia

Peranan dan arti penting sumber daya manusia dalam berbagai bidang, yaitu :        

1.      Sumber Daya Manusia Pendidikan

2.      Sumber Daya Manusia Pertanian

3.      Sumber Daya Manusia Kesehatan

Ada 3 masalah dalam SDM Kesehatan :

a.       Masalah keterkaitan antara tugas jabatan dengan kompetensinya

b.      Masalah pengelolaan yang variatif khususnya dalam bidang reward, yang tergantung pada kemampuan daerah, dan

c.       Masalah ketidakseimbangan antara rekruitmen, pendayagunaan dan pembinaan di berbagai daerah khususnya daerah terpencil.

H.    Pengembangan SDM Melalui Diklat

Dari sudut pandang langsung organisasi, pengembangan seseorang di tempat kerja dapat membantunya lebih kompeten melakukan pekerjaan. Ini akan makin meningkatkan mutu produktivitas diri produktivitas organisasi.

Mengapa pelatihan dan pengembangan SDM begitu penting?

Jawaban yang paling sederhana adalah jika organisasi pemerintah tidak mengembangkannya, maka organisasi akan kehilangan potensi pegawainya.

Dibanyak organisasi pegawai antusias ketika ditawarkan untuk mengikuti Diklat, karena pegawai  merasa yakin ketika mereka mengikuti Diklat mereka akan mendapat pengetahuan baru dan ketika berhasil pegawai akan mendapatkan penghargaan dari organisasi.

I.       Pengembangan Melalui Mutasi/Promosi

Promosi merupakan kesempatan untuk berkembang dan maju yang dapat mendorong karyawan untuk lebih baik atau lebih bersemangat dalam melakukan suatu pekerjaan dalam lingkungan organisasi atau perusahaan.

1.      Pengertian Mutasi

Mutasi atau transfer menurut Wahyudi (1995) adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi yang memiliki tingkat level yang sama dari posisi perkerjaan sebelum mengalami pindah kerja

2.      Tujuan Mutasi

Tujuan mutasi menurut Mudjiono (2000) adalah sebagai berikut :

a.    Untuk meningkatkan poduktivitas kayawan

b.   Untuk menciptakan keseimbangan antar tenaga kerja dengan komposisi pekejaan atau jabatan

c.    Untuk memperluas atau menambah pengetahuan karyawan

d.   Untuk menghilangkan rasa bosan/jenuh tehadap pekerjaannya

e.    Untuk memberikan perangsang agar karyawan mau berupaya meningkatkan karir yang lebih tinggi

f.    Untuk alat pendorong agar spirit kerja meningkat melalui pesaingan terbuka

g.   Untuk menyesuaikan pekerjaan dengan kondisi fisik karyawan

3.      Sebab-sebab dan Alasan Mutasi

Sebab-sebab pelaksanaan mutasi menurut Siswandi (1999) digolongkan sebagai berikut :

a)      Permintaan Sendiri

b)      Alih Tugas Produktif (ATP)

J.      Pengembangan Melalui GKM

1.      Definisi Gugus Kendali Mutu

Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.

2.      Mutu Usaha Secara Keseluruhan

a.    Produk, biaya, waktu dan penyediaan.

b.    Keamanan, keselamatan dan kenyamanan kerja.

c.    Metodologi kerja baik bagi kepentingan konsumen, maupun kepentingan pemerintah serta masyarakat pada umumnya.

GKM adalah kelompok yang ssemangat dan tekadnya sangat besar, tetapi sederhana ambisinya, mereka tidak ingin memaksakan diri untuk memecahkan masalah yang besar, melainkan :

a.    Masalah yang mereka alami sendiri secara nyata

b.    Masalah yang berada dalam jangkauan kemampuan dan wewenangnya

Sasaran GKM

a.    Meningkatkan kemampuan manajerial para karyawan operasional, agar tumbuh kebiasaan berpikir analitis

b.    Mendorong setiap karyawan agar mampu memberikan sumbangan pikiran yg berkaitan dengan pengendalian mutu, sehingga tercipta lingkungan kerja dimana karyawan sadar akan mutu, permasalahan dan merasa berkepentingan untuk memperbaikinya

c.    Meningkatkan moral karyawan dengan membuka kesempatan untuk berperan serta dalam mengembangkan mutu di unit kerjanya dengan didukung oleh pola hub karyawan dan atasan harmonis

d.   Mengarahkan agar setiap karyawan dapat terlibat dalam suatu bentuk kerjasama kel yang dinamis dalam usaha untuk mencari pemecahan masalah dalam mutu pelayanan/produk/mutu kerja      

Tujuan Umum GKM

a.    Meningkatkan keterlibatan karyawan anggota pada persoalan-persoalan pekerjaan dan paya pemecahannya

b.    Menggalang kerjasama kelompok (teamwork) yang lebih efektif

c.    Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah

d.   Meningkatkan pengembangan pribadi dan kepemimpinan

K.    Pengembangan Melalui Waskat

Pimpinan organisasi wajib melakukan evaluasi secara terus menerus terhadap pelaksanaan unsur Waskat dengan menggunakan beberapa metode seperti lembar periksa (checklist), jajak pendapat, bagan arus (flowchart) dan wawancara.

1.      Pengorganisasian

Suatu pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria, antara lain :

a.    Proses pembentukan dan penyusunan struktur organisasi harus mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif dan efisien

b.    Penyusunan struktur organisasi harus mengacu pada misi dan tujuanorganisasi

c.    Pendefinisian wewenang tanggung jawab untuk masing-masing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya

d.   Penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan (kompetensi) untuk masing-masing jabatan

e.    Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.      Personil

Kegiatan pembinaan personil dilakukan mulai dari proses rekruitmen sampai dengan pemberhentian, antara lain :

1.    Formasi pegawai harus ditentukan secara tepat

2.    Penerimaan dan penempatan pegawai harus didasarkan pada formasi yang lowong dengan seleksi yang obyektif

3.    Pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan, keahlian, dan keterampilan serta pengembangan karier pegawai

4.    Perencanaan dan pengembangan karier yang jelas

5.    Sistem penghargaan yang dapat memotivasi pegawai dan pemberian sanksi yang memiliki efek jera bagi pegawai

6.    Pemberhentian pegawai dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.      Kebijakan

Suatu kebijakan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Jelas dan tertulis

b.    Dapat secara efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil dalam organisasi

c.    Dapat memberikan motivasi pencapaian tujuan, program atau target

d.   Tidak boleh tumpang tindih dan harus ditinjau kembali secara berkala

e.    Transparan dan memberi unsur komunikasi timbal balik antara staf dengan pimpinan

f.     Dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai

g.    Konsisten dengan tujuan organisasi

h.    Konsisten dengan pola pemecahan masalah yang baku yang berlaku dalam organisasi

4.      Perencanaan

Suatu perencanaan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Merupakan jabaran dari tujuan

b.    Melibatkan semua pihak terkait

c.    Realistis

d.   Mempertimbangkan prinsip ekonomi

e.    Dikomunikasikan

f.     Dapat diukur

g.    Menjadi dasar pelaksanaan kegiatan

h.    Fleksibel

i.      Dapat digunakan sebagai unsur pengendalian

j.      Memperhitungkan risiko yang akan dihadapi

5.      Prosedur

Pelaksanaan suatu prosedur yang baik harus memperhatikan beberapa hal antara lain :

a.    Dapat menggambarkan kebijakan secara eksplisit

b.    Prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas

c.    Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan prosedur

d.   Penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yang memadai

e.    Peraturan perundang-undangan yang terkait harus dipertimbangkan didalam penyusunan prosedur

f.     Penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai, baik kuantitas maupun kualitasnya

g.    Prosedur tidak terlalu rinci sehingga kaku, kecuali untuk kegiatan yang bersifat mekanis

h.    Sederhana, efisien, dan aman

i.      Kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya

j.      Dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti

k.    Dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait

l.      Hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya, dan

m.  Direview secara berkala

6.      Pencatatan

Suatu pencatatan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi

b.    Prosedur pencatatan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat

c.    Sistem pencatatan harus didukung dengan kebijakan yang jelas dan memadai

d.   Pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi,daftar-daftar statistik, dan buku-buku yang dirancang secara memadai

e.    Lengkap dan informatif

f.     Mentaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan

g.    Diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu

h.    Diselenggarakan secara sederhana, konsisten, runtut, dan terintegrasi

i.      Dipisahkan dari fungsi penguasaan dan fungsi penyimpanan

j.      Direview secara berkala

7.      Pelaporan

Pelaporan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Mengandung kebenaran, obyektif, dan dapat dibuktikan

b.    Jelas dan akurat

c.    Langsung mengenai sasaran

d.   Lengkap

e.    Tegas dan konsisten

f.     Tepat waktu

g.    Tepat Ordenerimanya, dan

h.    Mempertimbangkan faktor manfaat dan biaya

8.      Supervisi dan Review Intern

Supervisi yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Bersifat pembinaan personil

b.    Tidak mengganggu jalannya kegiatan organisas

c.    Dilaksanakan oleh orang atau orang-orang yang memahami kegiatan yang disupervisi

d.   Mampu meningkatkan kinerja yang berada dibawah standar, dan

e.    Menggunakan metode atau instrumen yang tepat

Review intern yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a. Dilakukan oleh pihak yang berkompeten dan independen

b. Dilakukan sesuai dengan kebutuhan

c. Ruang lingkup yang direview harus dirumuskan secara jelas

d. Dilakukan secara periodik atau waktu tertentu sesuai kebutuhan

e. Menekan perbaikan terhadap suatu kelemahan, bukan mencari kesalahan, dan

f. Harus dilaksanakan secara efisien dan ekonomis